Zaalreserveringen
Voor hotels met zalen biedt IDPMS een volledig geïntegreerde zaalreserverings-module, die het toestaat evenementen volledig te beheren. Elk hotel past de configuratie van de zalen aan, aan de eigen situatie, inclusief combinatiezalen, meerdere dagprijzen, producten en diensten. Omzet kan direct op de juiste afdelingen worden geboekt, terwijl rekeningen voor elke groep overzichtelijk worden gepresenteerd.
Samenwerking
Alle medewerkers georganiseerd krijgen is makkelijke wanneer alle afdelingen dezelfde applicatie gebruiken. IDPMS geeft de verkoop- afdeling een duidelijk overzicht van beschikbaarheid, terwijl de front office de details van elke boeking kan opvragen.
Zaalreserveringen vereenvoudigd
U hoeft geen software van derden aan te schaffen voor het beheer van uw zalen. Gebruikers van de zaalreserverings-module van IDPMS genieten van dezelfde gemakkelijke gebruikersinterface als andere gebruikers van IDPMS in het hotel. Met de zalenmodule heeft de verkoopafdeling alle middelen die ze nodig hebben om elk groep, van groot tot klein, te beheren. Vanaf de verkoop tot het facturatie proces kan elk aspect van de groepsreser-vering in IDPMS worden beheerd.
Beschikbaarheidskalender
Als iedereen die met het boeken van vergaderingen en evenementen te maken heeft van èèn kalender werkt ,helpt dat verwarring te voorkomen wanneer data moeten worden vastgelegd. Reserveringen kunnen definitief of als optie worden geregistreerd. Via het banqueting rack, de beschikbaarheidskalender voor zalen waartoe alle gebruikers toegang kunnen krijgen, kunnen uw medewerkers direct zien welke zalen beschikbaar zijn voor nieuwe reserveringen. Gebruikers kunnen de kalender op dag- of weekbasis bekijken. Handige sneltoetsen maken het mogelijk om direct vanuit de kalender aanpassingen te maken aan bestaande reserveringen.
Planning
Met alle details van een reservering overzichtelijk onder èèn tab is het beheer van zaalreserveringen simpel en kunnen uw medewerkers meer tijd besteden aan de klant. Een reservering kan èèn simple activiteit zijn of meerdere dagen beslaan, waarvoor een hoofd activiteit wordt aangemaakt met verscheidene sub-activiteiten. Om het proces te vergemakkelijken kunnen activiteiten worden gekopieerd. Mocht een klant behalve zalen ook hotelkamers willen reserveren, dan kan dat in èèn en dezelfde reserveringen en hoeft data niet dubbel te worden ingevoerd.
Voor elk deel van het evenement, inclusief de facturatie, kan een apart contactpersoon worden geregistreerd.
- Geintregreed met de PMS
- Simpele configuratie
- Overzichtsschermen
- Functiesheets
- Geintegreerd contractenbeheer
- Flexibel tariefbeheer
- Flexibele aanpassing van facturen
- Inventarisbeheer van audiovisuele apparatuur
Management
Gedetailleerde function sheets kunnen automatisch gegenereerd worden en dienen als leidraad voor elke afdeling. Facturatie kan geschieden op nacalculatie van werkelijke aantallen, afgesproken minima of contractueel vastgelegde aantallen.
Met de IDPMS zalenmodule zijn alle details verzameld in èèn overzichtelijke applicatie waartoe alle medewerkers toegang kunnen hebben. Van de grootste zaal, tot het kleinste lepeltje en van de stagiaire tot de directeur.